- 多量に入るメールを出来るだけ速く処理するのはもはや現代のビジネスでは必須のskillsの一つです。大前提は全部読む、ということです。上記のマネージャーの場合はその大前提からも外れている例外かもしれません。「後で読む」なんて言うのは絶対に成立しません。まず読みません。
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- 私なりにルールとして注意していることを列記してみます。この辺は人それぞれですからあくまでも私の場合は、です：
- 全部読む
- その日のメールはその日のうちに全部読む
- 上司から来たメールが最優先
- 自分だけにTo: で来たメールは次に優先（Outlookの色づけ機能を使います）
- あとは新しいものから読む − これポイント。先入れ先出しではなく、先入れ後出しです（後述）
- まずは70〜80％理解度で高速スキャン
- 他のアプリケーションで作業しているときも入ってくるメールはすぐ読む
- preview windowは使わない。読んだか読んでないか分からなくなるしウイルスの危険もあり。
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- 2．ですが「もういいや。明日にしよう」、たまには良いですがこれを続けていると上の人のように3,000通もためてしまうようなことになります。大原則だと私は思っています。
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- 3．は外資では常識だと思います。おそらく日本の会社でもそうでしょう。当たり前のことですね。
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- 4．自分だけに宛ててきたメールには、大体の場合、requestがその内容であることが多いですから。
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- 5．新しいメールから読む、これはポイントです。先入れ先出し感覚で古いものから読む人もいますが、これは非効率きわまりません。特に昨今のchain
mailsは最新のメールを読めば、殆どの場合残りのそれ以前のメールは数秒一読するだけで「あ〜、さっきの奴ね」と削除できます。これを古いものから読んでいると、中途半端なところで返事してしまって、最新メールを読んだら「あらま、もう終わってた話なのね」ということもままあります。
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- 7．もメールを貯めないためには必要です。最近のOutlook 2003は新着のメールが半透明の小窓で表示されるので便利ですね。
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- 外資ではこれらがすべて英語での話になります。先述の日本の会社の社員の場合なら、８０％は日本語の社内メールでしょう。英語よりも2倍も3倍も速く読めるはずです。言い訳できないですよね。
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- 現在のビジネスではスピードが命だと私は思います。Qualityは80％にしてでもスピードを2倍にする。以前から読むスピード、タイプのスピード、ＰＣ関連の能力を云々するのはだからです。Privateでゆったりと流れる時を楽しむのは大いに結構、私も大好きです。でも仕事は違います。
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- ここでは触れませんが、メールをよんで対応を頭の中でパンパンとはじき出し次のステップに動くのは今度は仕事そのもののskillsやwritingのskillsです。
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